Votre thérapeute. Vos données.

Qui est responsable

ombra est un dossier informatisé sécurisé pour psychologues et thérapeutes. Ici, nous appelons votre psychologue ou thérapeute simplement « votre thérapeute ». Si vous faites une demande, réservez un rendez-vous ou êtes suivi par un thérapeute qui travaille avec ombra, c’est votre thérapeute ou son cabinet qui est responsable de vos données. ombra les conserve pour son compte.

C’est donc votre thérapeute qui décide quelles données sont consignées, à quelles fins et pendant combien de temps, et qui vous l’explique dans son propre texte de confidentialité. Pour vos questions sur vos données, adressez-vous d’abord à votre thérapeute. Ses coordonnées figurent dans la confirmation que vous avez reçue, ou sur son site.

Ce que fait ombra

ombra conserve votre demande, vos rendez-vous et, si vous devenez client, votre dossier. Il envoie des confirmations au nom de votre thérapeute, depuis sa propre boîte e-mail.

Vous n’avez pas vous-même de compte chez ombra, et votre dossier n’est pas mis en ligne à votre intention. Vous souhaitez le consulter ? Demandez-le à votre thérapeute.

Pour le reste, ombra ne fait rien de vos données. Nous ne les vendons pas, ne vous envoyons ni publicité ni newsletters, ne les envoyons pas à des services d’IA et n’entraînons pas d’IA avec elles. Par un formulaire, vous faites une demande, réservez un rendez-vous ou vous inscrivez à un groupe. Vous ne souscrivez ainsi aucun abonnement chez ombra et ne vous inscrivez pas aux nouvelles d’ombra.

Votre demande, réservation ou inscription

Si vous remplissez un formulaire de votre thérapeute ou réservez un rendez-vous, ce que vous renseignez parvient à votre thérapeute. Pour un formulaire de demande ou d’inscription, ombra conserve aussi les questions et le texte de confidentialité de ce moment-là. Ne renseignez que ce qui est demandé.

Une demande via un formulaire de demande n’est pas encore un rendez-vous ni une promesse de suivi. Pour une réservation ou une inscription à un groupe, vous voyez sur la page et dans la confirmation si elle est confirmée, encore à l’examen ou sur une liste de réserve. Si vous recevez un lien personnel pour gérer votre réservation ou votre inscription, ne le partagez avec personne.

Combien de temps votre demande est conservée si vous ne devenez pas client, c’est votre thérapeute qui en décide. Les formulaires ne sont pas destinés à l’aide urgente : en cas de danger immédiat, appelez le 112.

Votre dossier

Si vous devenez client, votre thérapeute tient un dossier, comme l’exige la loi. Sa durée de conservation dépend du pays : en Belgique, au moins 30 ans et au plus 50 ans après le dernier contact, aux Pays-Bas, en règle générale 20 ans. Aux Pays-Bas, vous pouvez aussi demander à votre thérapeute de détruire votre dossier.

Si vous êtes mineur, ce sont généralement vos parents ou votre tuteur qui exercent vos droits pour vous. Si vous êtes en mesure d’apprécier raisonnablement vos intérêts, vous les exercez vous-même. C’est votre thérapeute qui en juge, selon les règles du pays.

Vous pouvez consulter votre dossier et en obtenir une copie. En Belgique, vous y avez accès le plus rapidement possible, au plus tard dans les 15 jours suivant la réception de votre demande par votre thérapeute, et la première copie est gratuite. Aux Pays-Bas, vous recevez une réponse le plus rapidement possible, au plus tard dans un délai d’un mois. Vous pouvez aussi demander que des données soient corrigées ou complétées.

ombra consigne qui ouvre ou modifie votre dossier. Vous voulez savoir qui a ouvert votre dossier ? Demandez-le à votre thérapeute. Ce qui apparaît dans un résultat de recherche ou dans un aperçu de la journée n’y est pas encore consigné dossier par dossier.

Comment vos données sont protégées

Vos données sont stockées dans des centres de données en Irlande (Microsoft Azure North Europe), avec une copie des sauvegardes de la base de données aux Pays-Bas (Microsoft Azure West Europe). Tout est chiffré, et seuls votre thérapeute et les personnes à qui il ou elle donne accès peuvent y accéder. Les personnes qui travaillent chez ombra ne regardent pas votre dossier, sauf si votre thérapeute le demande, si c’est nécessaire pour une panne ou un problème de sécurité, ou si la loi l’exige. Tout à ce sujet se trouve dans Sécurité (en anglais).

Questions ou plaintes

Une question sur vos données ou votre dossier ? Posez-la à votre thérapeute. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre question à votre thérapeute et nous vous en informons. Ne mentionnez alors que votre thérapeute, aucun détail sur vos soins. Sur ce que fait ombra lui-même, vous pouvez toujours nous écrire.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont vos données sont traitées, vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle : en Belgique, l’Autorité de protection des données, aux Pays-Bas, l’Autoriteit Persoonsgegevens (l’autorité néerlandaise de protection des données). Pour vos droits en tant que patient, vous pouvez vous adresser en Belgique à un service de médiation, et aux Pays-Bas au responsable des plaintes (klachtenfunctionaris) de votre thérapeute.

• Une question sur ombraprivacy@ombracare.com