# Beveiliging van je dossiers

> Hoe ombra de dossiers van je cliënten beschermt: opslag in de EU, versleuteling, een logboek van elk geopend dossier, en hoe je een kwetsbaarheid meldt.
>
> Canonieke pagina: https://ombracare.com/nl/security/

## Veilig bewaard. Zonder grote woorden.

Hoe ombra de dossiers van je cliënten beschermt. Met feiten, niet met keurmerken.

- Opslag in de EU
- Elk geopend dossier vastgelegd
- Altijd versleuteld

Laatst bijgewerkt op 19 oktober 2026 · [Engelse vertaling](https://ombracare.com/en/security/)

## Je gegevens

Je dossiers staan in datacenters van Microsoft Azure in Ierland (Microsoft Azure North Europe). Alles gaat versleuteld over het internet (TLS 1.2 of nieuwer) en staat versleuteld opgeslagen (AES-256).

Documenten, mailconcepten, notities bij groepssessies en de sleutels van je koppelingen versleutelt ombra er zelf nog eens bij, met AES-256-GCM. De sleutel staat apart, in een sleutelkluis. Voor de andere gegevens, zoals sessienotities, notities bij een hele reeks en de gegevens van je cliënten, rekenen we op de versleuteling van Azure.

Dat is geen end-to-endversleuteling: ombra moet je gegevens kunnen lezen om ze je te tonen. Daarom blijft de toegang van ombra zelf zo klein mogelijk, zoals hieronder staat.

Elk document dat je uploadt, gaat eerst door een malwarescan. Pas als die het vrijgeeft, kan iemand het openen of downloaden.

## Back-ups en herstel

- Valt één datacenter uit, dan neemt een reservekopie van de database in een ander datacenter het automatisch over, zonder dat er gegevens verloren gaan.
- Van de database maken we doorlopend back-ups. Na een fout zetten we haar terug naar elk moment van de voorbije 35 dagen, en verliezen we hoogstens 15 minuten aan wijzigingen.
- Van die back-ups staat een kopie in Nederland (Microsoft Azure West Europe). Valt heel Noord-Europa uit, dan zetten we ombra daarmee terug. Dan kan hoogstens het laatste uur aan wijzigingen verloren gaan.
- Documenten staan verspreid over meerdere datacenters in Ierland. Een eerdere of verwijderde versie ruimen we op als ze ouder is dan 35 dagen; daarna kunnen we ze nog 35 dagen terughalen.

Na een storing streven we ernaar dat ombra binnen 4 uur weer werkt. Elk kwartaal oefenen we het terugzetten van een back-up, en we kijken na of alles leesbaar terugkomt.

## Wie erbij kan

- **Jij.** Je werkruimte is van jou. De database zelf schermt elke werkruimte af van de andere, los van de app.
- **Collega’s die jij uitnodigt.** Zij zien alleen wat jij met hen deelt: een gedeelde aanmeldruimte of een groep. Nooit je cliëntdossiers.
- **Aanmelders en cliënten.** Zij hebben geen account in ombra. Ze vullen je formulieren in, boeken een afspraak en beheren die met een persoonlijke link. Uit je dossiers zien ze niets.
- **ombra zelf.** Alleen in uitzonderlijke gevallen, tijdelijk en vastgelegd, zoals bij [ons eigen werk](https://ombracare.com/nl/security/#operations) staat.

Je logt in met een wachtwoord, een toegangssleutel, via Google of Microsoft, of met een eenmalige code per e-mail. Op een nieuw apparaat vraagt ombra na je wachtwoord ook een code uit je mail, dus een uitgelekt wachtwoord alleen is niet genoeg. Een toegangssleutel blijft op je apparaat of in je wachtwoordkluis en werkt alleen met je gezicht, vingerafdruk of pincode, en alleen op ombra: zo telt hij als twee sloten tegelijk. Stel je een authenticator in, dan vraagt ombra bij elke andere login ook die code. Dat raden we sterk aan.

Een inlogsessie stopt na 30 minuten zonder activiteit, en na hoogstens 12 uur. Met een authenticator vragen gevoelige stappen, zoals een nieuwe telefoon instellen of je account sluiten, een nieuwe code. In je instellingen zie je waar je bent ingelogd.

## Het logboek

ombra legt vast wie een dossier opent, wijzigt of exporteert, en wanneer. Zonder namen of inhoud, alleen kenmerken. Zo zie je wie welk dossier opende.

Zoeken in ombra en het overzicht op Vandaag leggen we vast per werkruimte, nog niet per dossier. Zie je daar een stukje uit een notitie, dan staat in het logboek dat je zocht of Vandaag opende, niet welk dossier je zag. Het logboek is dus nog geen volledig overzicht van alle inzage.

Het logboek zit in je export. Een kopie met alleen kenmerken bewaren we 365 dagen apart, zodat ook een beheerder het niet ongemerkt kan aanpassen. Exporteert iemand een volledig account, dan krijgen wij een melding.

## Geen AI op je dossiers

ombra neemt geen sessies op en stuurt de gegevens van je cliënten niet naar AI-diensten. Je notities schrijf je zelf, en ze blijven bij jou.

Komt er ooit een functie met AI, dan staat ze uit tot jij ze aanzet. We vertellen vooraf welke dienst ze gebruikt en welke gegevens die krijgt, en melden die dienst als nieuwe subverwerker, zoals [artikel 7 van de verwerkersovereenkomst](https://ombracare.com/nl/dpa/#sub-processors) zegt. Met je gegevens of die van je cliënten worden nooit AI-modellen getraind, niet door ons en niet door een subverwerker.

## Het platform

- De database en de opslag van documenten zijn niet bereikbaar vanaf het internet. Alleen ombra zelf kan erbij, binnen een afgeschermd netwerk.
- Uitgaand verkeer kan alleen naar de diensten van Microsoft en Google die ombra nodig heeft.
- Een firewall voor webapplicaties houdt aanvallen tegen voor ze ombra bereiken. Certificaten voor de beveiligde verbinding worden automatisch vernieuwd.
- In onze logbestanden staan geen invoer, inhoud of foutmeldingen die gegevens van cliënten kunnen bevatten. Alleen kenmerken, codes en tijden.
- Geen analytics, geen trackers en geen scripts van anderen in de app.

## Hoe we ombra bouwen

- Ontwikkelen, testen en de echte app zijn strikt gescheiden omgevingen. In de ontwikkel- en testomgeving staan alleen verzonnen gegevens, nooit echte cliëntgegevens. Ook hulpmiddelen om te programmeren, AI inbegrepen, krijgen nooit echte gegevens te zien.
- Elke wijziging wordt nagelezen en gaat pas live als de automatische tests slagen. Daar hoort een beveiligingsscan van de app bij (OWASP ZAP).
- De onderdelen waarop ombra draait, controleren we automatisch op bekende kwetsbaarheden. Een beveiligingsupdate voeren we zo snel mogelijk door.
- Minstens één keer per jaar lopen we al deze maatregelen na, en passen we ze aan waar dat nodig is.

## Ons eigen werk

Niemand van ombra heeft gewone, vaste toegang tot je gegevens. Een beheerder krijgt alleen tijdelijk toegang, met een tweede stap bij het inloggen en een vastgelegde reden: voor een storing, een beveiligingsincident of op jouw verzoek. We leggen vast wie, wanneer en waarom. Alleen noodaccounts, voor als al het andere faalt, hebben blijvende rechten; ook dat gebruik leggen we vast.

- Iedereen die voor ombra werkt, heeft een schriftelijke geheimhoudingsplicht en krijgt uitleg over privacy en beveiliging voor die toegang krijgt.
- Elk kwartaal kijken we na wie welke rechten heeft. Stopt iemand met werken voor ombra, dan trekken we die toegang dezelfde werkdag in.
- Werkcomputers zijn versleuteld, vergrendelen zichzelf en krijgen hun updates. Beheeraccounts vragen altijd een tweede stap bij het inloggen.
- We drukken geen gegevens van cliënten af en bewaren geen papieren kopieën. Een kantoor met dossiers is er niet: de servers staan in de beveiligde datacenters van Microsoft.

Gaat er toch iets mis met de gegevens van je cliënten, dan hoor je het van ons zonder onnodige vertraging, zoals de [verwerkersovereenkomst](https://ombracare.com/nl/dpa/#breaches) zegt.

## Keurmerken en tests

We zeggen het liever eerlijk dan met een badge. ombra heeft geen eigen certificaat voor ISO 27001, NEN 7510 of SOC 2. De datacenters van Microsoft Azure zijn wel gecertificeerd, maar dat is hun certificaat, niet het onze. ombra is ook niet gekoppeld aan het eHealth-platform.

Een onafhankelijke penetratietest is nog niet gedaan. We laten er een doen voor ombra breed beschikbaar wordt, en daarna elk jaar. De samenvatting delen we vertrouwelijk met praktijken die erom vragen. Heb je voor je eigen risicoanalyse meer nodig, vraag het via [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com). Wat misbruik makkelijker kan maken, delen we alleen vertrouwelijk.

## Wat jij kunt doen

- Stel een authenticator in. Bewaar je herstelcodes op een veilige plek, niet op dezelfde telefoon.
- Log uit op een computer die je met anderen deelt.
- Inlogcodes van ombra komen altijd van account@notify.ombracare.com. We vragen je nooit om een code door te geven, niet per mail en niet aan de telefoon.
- Telefoon met je authenticator kwijt? Gebruik een herstelcode, of mail [support@ombracare.com](mailto:support@ombracare.com) vanaf het e-mailadres van je account.
- Koppel alleen een mailbox of agenda waarvoor je zelf bevoegd bent.
- Zet geen gegevens van cliënten in een mail aan ons.

## Rechtsmacht en overheden

ombra is gevestigd in Nederland. De infrastructuur van ombra draait bij Microsoft Azure in Ierland, met een kopie van de back-ups van de database in Nederland, en valt onder het recht van de Europese Unie.

Microsoft hoort bij een Amerikaans concern. Een Amerikaanse overheid zou Microsoft daarom in uitzonderlijke gevallen om gegevens kunnen vragen, bijvoorbeeld onder de CLOUD Act. Zo houden we dat risico klein:

- Microsoft houdt de gegevens van Europese klanten binnen de EU (de EU Data Boundary), met beperkte uitzonderingen. In zijn verwerkersovereenkomst belooft Microsoft zulke verzoeken aan te vechten en de klant in te lichten waar dat mag.
- ombra geeft zelf alleen gegevens af op een geldig bevel van een bevoegde overheid of rechter. Is een verzoek te ruim of onrechtmatig, dan vechten we het aan. We laten het je weten, tenzij de wet dat verbiedt.
- Gaat een verzoek over de dossiers van je cliënten, dan sturen we het naar jou door. Jij bent verantwoordelijk voor die gegevens.

## Een kwetsbaarheid melden

Vind je een kwetsbaarheid in ombra? Laat het ons weten, dan lossen we het samen op. Mail [security@ombracare.com](mailto:security@ombracare.com) met wat je vond, hoe we het kunnen nagaan en wat de gevolgen kunnen zijn. In het Engels mag ook. Stuur geen wachtwoorden, codes of gegevens van cliënten mee.

### Wat we van je vragen

- Gebruik alleen je eigen testaccount. Kijk niet in gegevens van anderen, en verander of verwijder niets. Kom je toch gegevens van iemand anders tegen, stop dan en meld het meteen.
- Geen aanvallen die ombra platleggen, geen spam via formulieren, geen social engineering en geen fysieke aanvallen. Test de diensten van Microsoft, Google en Cloudflare niet.
- Deel de kwetsbaarheid met niemand anders tot ze is opgelost, en geef ons daarvoor redelijke tijd.

### Wat je van ons mag verwachten

- We bevestigen je melding zo snel als we kunnen, en houden je op de hoogte.
- Volg je deze regels, dan doen we geen aangifte en stappen we niet naar de rechter.
- Wil je dat, dan noemen we je naam als we de oplossing bekendmaken. We betalen geen beloning.

Deze contactgegevens staan ook in [security.txt](https://ombracare.com/.well-known/security.txt). Een gewone storing of een probleem met inloggen meld je bij support.

- [security@ombracare.com](mailto:security@ombracare.com): Een kwetsbaarheid melden
- [support@ombracare.com](mailto:support@ombracare.com): Een storing of vraag

## Lees ook

- [Verwerkersovereenkomst](https://ombracare.com/nl/dpa/): Hoe ombra de gegevens van je cliënten verwerkt: alleen in jouw opdracht.
- [Subverwerkers](https://ombracare.com/nl/subprocessors/): De diensten die ombra inschakelt, waarvoor en waar.
- [Privacyverklaring](https://ombracare.com/nl/privacy/): Wat ombra zelf met je gegevens doet: je account, de website en je berichten.

## Hoor als eerste wanneer je kunt beginnen.

Ontvang updates over Ombra en de datum van onze lancering.

[Volg onze lancering](https://ombracare.com/nl/#wachtlijst)