# Privacyverklaring

> Wat ombra met je gegevens doet: je account, je koppelingen, de website, waar alles staat, hoe lang we het bewaren en wat je rechten zijn.
>
> Canonieke pagina: https://ombracare.com/nl/privacy/

## Jouw gegevens. Met aandacht.

Wat ombra met je gegevens doet. Kort waar het kan, volledig waar het moet.

- Geen tracking of reclame
- Opslag in de EU
- Geen AI-training

Laatst bijgewerkt op 19 oktober 2026

## In het kort

ombra is een elektronisch patiëntendossier en praktijksoftware voor psychologen en therapeuten. Deze verklaring gaat over wat ombra zelf met gegevens doet: je account, je koppelingen, de website ombracare.com en je berichten aan ons. Wat je bijhoudt over je cliënten, verwerkt ombra alleen in jouw opdracht. Dat staat in de [verwerkersovereenkomst](https://ombracare.com/nl/dpa/).

- We verkopen geen gegevens en tonen geen reclame.
- Geen analytics en geen trackingcookies, op de website en in de app.
- Je gegevens staan in datacenters van Microsoft Azure in Ierland, met een kopie van de back-ups van de database in Nederland.
- We sturen je gegevens en die van je cliënten niet naar AI-diensten, en trainen er geen AI-modellen mee.
- Elke keer dat iemand een dossier opent of wijzigt, legt ombra dat vast.
- Je exporteert alles wanneer je wilt, gratis.

## Wie we zijn

ombra is gevestigd op Abeliaerf 37, 4125 WH Hoef en Haag, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88959945, met btw-nummer NL004674188B20. Wij maken de software ombra, op [app.ombracare.com](https://app.ombracare.com), en de website ombracare.com. Voor de gegevens in deze verklaring zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarvoor en hoe we ze gebruiken.

Voor de gegevens van je cliënten, aanmelders en groepsdeelnemers ben jij als psycholoog of therapeut verantwoordelijk, en is ombra verwerker. Ben je cliënt van een psycholoog of therapeut die met ombra werkt? Lees dan [Voor cliënten](https://ombracare.com/nl/voor-clienten/).

Je bereikt ons op [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com) voor privacy en op [support@ombracare.com](mailto:support@ombracare.com) voor al het andere.

## Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

We vragen alleen wat ombra nodig heeft. Je e-mailadres is verplicht voor een account, en bij je eerste gebruik vragen we de naam waarmee we je aanspreken. Andere profiel- en praktijkgegevens vul je in als je wilt.

| Wat | Welke gegevens | Grondslag | Hoe lang |
| --- | --- | --- | --- |
| Je account | Naam, e-mailadres en je inlogmanier: een wachtwoord, een toegangssleutel, Google, Microsoft of een code per e-mail. Je wachtwoord alleen als onleesbare hash; van een toegangssleutel de publieke sleutel, de naam van het apparaat en wanneer je hem maakte en gebruikte. Je authenticator en herstelcodes als je die instelt. | Overeenkomst | Zolang je account bestaat. Na het sluiten nog 30 dagen, daarna verwijderd. |
| Je praktijk | Wat je zelf invult, zoals je titel, praktijknaam en adres, telefoon, website, erkennings- en visumnummer, btw-nummer, IBAN en je e-mailadres voor facturen. | Overeenkomst | Zolang je account bestaat. Na het sluiten nog 30 dagen, daarna verwijderd. |
| Je inlogsessies | IP-adres, browser en tijdstip van elke keer dat je inlogt. Je ziet ze zelf in je instellingen. | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang | Een inlogsessie loopt af na 30 minuten zonder activiteit, en na hoogstens 12 uur. Het overzicht bewaren we tot je account wordt verwijderd. |
| Inlogcodes per e-mail | Je e-mailadres en de code, alleen als onleesbare hash bewaard. | Overeenkomst | Een code is 10 minuten geldig. |
| Misbruik afremmen | Het IP-adres bij een inlogpoging. Je e-mailadres alleen als onherkenbare vingerafdruk. | Gerechtvaardigd belang | Tot de limiet afloopt. |
| Beveiligingslogboek | Welke actie, door welk account, op welk moment. Alleen kenmerken: nooit namen, notities of andere inhoud. | Gerechtvaardigd belang | 365 dagen, ook nadat je account is verwijderd. |
| Firewall | IP-adres en tijdstip van verzoeken, en welke regel van de firewall ze tegenhield of registreerde. Niet wat je invulde. | Gerechtvaardigd belang | 365 dagen. |
| Je berichten aan ons | Wat je ons mailt, met je e-mailadres. | Overeenkomst of gerechtvaardigd belang | Zolang we nodig hebben om je vraag af te handelen. Gaat het om een afspraak of een geschil, tot dat is afgerond. |
| Updates over ombra | Je e-mailadres, je toestemming en wanneer je die gaf. | Toestemming | Tot je je uitschrijft. |
| Je ideeën | Je idee, je voor- en achternaam en, als je ze invult, je praktijk of organisatie en je e-mailadres om je te antwoorden. | Gerechtvaardigd belang | Zolang we je idee gebruiken om ombra beter te maken. |
| Facturen | Bij een betaald abonnement: je naam, praktijk, adres, btw-nummer en de bedragen. | Overeenkomst en wettelijke plicht | 7 jaar, zoals de boekhoudregels vragen. |
| Back-ups | Back-ups van de database en eerdere of verwijderde versies van documenten, met je account en je werkruimte. | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang | 35 dagen. Eerdere versies van documenten zijn daarna nog 35 dagen terug te halen. |

**Overeenkomst** betekent dat we de gegevens nodig hebben om ombra voor je te laten werken (artikel 6.1.b AVG). **Gerechtvaardigd belang** is hier steeds hetzelfde belang: ombra, je account en de dossiers van je cliënten beveiligen, en je vragen beantwoorden (artikel 6.1.f). Daartegen kun je bezwaar maken. **Toestemming** trek je in wanneer je wilt (artikel 6.1.a). De **wettelijke plicht** is de bewaarplicht voor de boekhouding (artikel 6.1.c).

Moeten we een geschil afhandelen of vraagt de wet om gegevens, dan bewaren of geven we alleen wat daarvoor nodig is. We nemen geen besluiten over je op basis van alleen automatische verwerking, en we maken geen profielen.

## Je agenda en mail koppelen

Inloggen met Google of Microsoft geeft ombra geen toegang tot je agenda of mail. Die koppel je apart, als je wilt. Google of Microsoft vraagt je dan eerst om toestemming, en je ziet precies welke.

- **Agenda.** ombra leest de agenda’s die je kiest en toont de afspraken in je ombra-agenda: titel, plaats, tijd en deelnemers. Daarin kunnen ook gegevens over anderen staan. ombra schrijft niets in je agenda.
- **Mail.** Met mailtoegang leest ombra je inbox en verzonden mail, om berichten van en aan je cliënten te tonen. Het verstuurt de mails die jij schrijft, en automatische berichten aan aanmelders en inschrijvers, zoals een ontvangstbevestiging. Die staan standaard aan; je zet ze per formulier uit.
- **Wat we bewaren.** ombra haalt de inhoud van je mail telkens live op en bewaart die niet. We bewaren wel welke berichten gelezen, beantwoord of afgehandeld zijn, je concepten, de geïmporteerde afspraken en van elke mail die je via ombra verstuurt een vingerafdruk en de status. Je concepten en de sleutels van je koppeling bewaren we versleuteld.
- **Wat je ziet.** Standaard toont ombra alleen mail van en aan je cliënten. Dat filter beperkt wat je ziet, niet de toegang die je Google of Microsoft geeft.

We gebruiken wat we via een koppeling ontvangen alleen om ombra voor jou te laten werken. Niet voor reclame, niet om te verkopen en niet om AI-modellen te trainen. Niemand van ombra leest je mail, tenzij jij ons daarom vraagt, het nodig is voor de beveiliging of de wet het eist. Het gebruik en de overdracht van informatie die ombra van Google API’s ontvangt, volgt de [Google API Services User Data Policy](https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusief de Limited Use-vereisten.

Je ontkoppelt in je instellingen in ombra. Daarmee verdwijnen de koppeling, de sleutels, de geïmporteerde afspraken en je concepten. Trek de toegang ook in bij Google of Microsoft als je dat wilt. Wat je aan een dossier toevoegde, blijft in dat dossier.

## De gegevens van je cliënten

Wat je bijhoudt over je cliënten, aanmelders en groepsdeelnemers verwerkt ombra in jouw opdracht. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, ombra is verwerker (artikel 28 AVG). De afspraken staan in de [verwerkersovereenkomst](https://ombracare.com/nl/dpa/), die bij de [voorwaarden](https://ombracare.com/nl/terms/) hoort.

Het gaat om identiteit en contactgegevens, ook het rijksregisternummer of BSN; verwijzer, huisarts en contactpersoon; hulpvraag en doelen; sessies, notities met al hun versies, huiswerk en documenten; groepen en aanwezigheid; aanmeldingen en formulierantwoorden. Ook minderjarigen kunnen cliënt zijn.

- We gebruiken die gegevens alleen om ombra voor jouw praktijk te laten werken.
- We verkopen ze niet, sturen je cliënten geen reclame en trainen er geen AI mee.
- Het rijksregisternummer of BSN dient alleen om je cliënt in jouw dossier te herkennen. ombra gebruikt het nergens anders voor.
- ombra mailt je cliënten nooit uit eigen naam. Berichten aan aanmelders en inschrijvers gaan vanuit jouw gekoppelde mailbox.

Jij bepaalt op welke grond je die gegevens verwerkt, ook de uitzondering die de verwerking van gezondheidsgegevens toestaat (artikel 9 AVG). Een plaats op een reservelijst of een boekingsregel helpt je plannen; de beslissingen over toelating en zorg neem jij.

Schrijft een cliënt ons over het eigen dossier, dan sturen we die vraag naar de psycholoog of therapeut door en laten we de cliënt dat weten.

## Wie je gegevens nog ziet

We verkopen geen gegevens en delen ze niet voor reclame. Deze diensten verwerken gegevens voor ons, elk alleen voor zijn eigen taak:

- **Microsoft Azure**: hosting van ombra.
- **Microsoft (Azure Communication Services)**: inlogcodes per e-mail, vanaf account@notify.ombracare.com. Zonder open- of klikmeting.
- **Microsoft 365 (Exchange Online)**: onze mailboxen: support@, privacy@, security@ en hello@ombracare.com.
- **Cloudflare**: de domeinnamen (DNS) van ombracare.com. Ziet geen inhoud.
- **Brevo (Sendinblue SAS)**: het versturen van updates over ombra en het ontvangen van je ideeën.

Welke diensten de gegevens van je cliënten verwerken, waar en waarvoor, lees je bij [Subverwerkers](https://ombracare.com/nl/subprocessors/).

Een overheid of rechter krijgt gegevens alleen met een geldig bevel dat ons daartoe verplicht. Gaat het om de dossiers van je cliënten, dan sturen we het verzoek naar jou door, tenzij de wet dat verbiedt. Gaat ombra ooit over naar een andere onderneming, dan gaan je gegevens alleen mee onder dezelfde afspraken, en hoor je het vooraf.

## Waar je gegevens staan

Je gegevens staan in datacenters van Microsoft Azure in Ierland (Microsoft Azure North Europe), verspreid over meerdere gebouwen. Van de back-ups van de database staat een kopie in Nederland (Microsoft Azure West Europe). Inlogcodes gaan via Azure Communication Services, met opslag in Europa. Je verbinding met ombra komt binnen op het dichtstbijzijnde knooppunt van het netwerk van Microsoft; vanuit België en Nederland is dat in Europa.

Microsoft hoort bij een Amerikaans concern. Het houdt de gegevens van Europese klanten binnen de EU (de EU Data Boundary), met uitzonderingen, bijvoorbeeld voor bepaalde ondersteuning en beveiliging. Gaan gegevens daardoor toch de EU uit, dan gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. Koppel je Google of Microsoft, dan gelden ook hun eigen regels en locaties. Een kopie van de waarborgen krijg je op verzoek. Meer over verzoeken van overheden lees je bij [Beveiliging](https://ombracare.com/nl/security/#jurisdiction).

## Beveiliging

Alles gaat versleuteld over het internet en staat versleuteld opgeslagen. Documenten, mailconcepten, notities bij groepssessies en de sleutels van je koppelingen versleutelt ombra er nog eens zelf bij. De database is niet bereikbaar vanaf het internet, elke werkruimte is afgeschermd van de andere, en elk geopend of gewijzigd dossier komt in een logboek. Alles daarover lees je bij [Beveiliging](https://ombracare.com/nl/security/).

## Cookies en opslag in je browser

De website ombracare.com plaatst geen cookies. Kies je er zelf een taal, dan onthoudt je browser die keuze zes maanden. Er gaat niets naar ons. In de app gebruiken we cookies en opslag in je browser om je ingelogd en veilig te houden en om je instellingen te onthouden. Geen tracking en geen reclame. Hieronder zie je waarvoor en hoe lang.

| In de app | Waarvoor | Hoe lang |
| --- | --- | --- |
| Inlogsessie | Houdt je ingelogd. Log je in met Google, Microsoft of een toegangssleutel, dan beveiligt een tweede cookie die stap een paar minuten. | Tot 30 minuten zonder activiteit, hoogstens 12 uur |
| Bekend apparaat | Onthoudt welk account op dit apparaat een code uit de mail, Google, Microsoft of een toegangssleutel gebruikte. Dan volstaat hier je wachtwoord en staat je e-mailadres al klaar. Met Niet jij? wis je het. | 90 dagen |
| ombra-ui | Je weergave: tekstgrootte, dichtheid, accentkleur, beweging en Folio, zodat een pagina meteen zo verschijnt. Geen persoonsgegevens. | 1 jaar |
| ombra-calendar-google, ombra-calendar-microsoft | Beveiligt het koppelen van je agenda of mail dat je zelf startte. | 10 minuten |
| Opslag in je browser | Je voorkeuren op dit apparaat, zoals de zijbalk, je agendafilters, je weergave van cliënten, je gekozen mailbox en je laatste inlogmanier. Geen e-mailadres, code of dossierinhoud. | Tot je de sitegegevens wist. Welk mailconcept openstaat: tot je het tabblad sluit. |

De formulieren en boekingspagina’s die praktijken met ombra op hun eigen website zetten, plaatsen ook geen cookies. Die website zelf kan wel cookies gebruiken: daarover gaat de praktijk. Je wist cookies en andere sitegegevens in de instellingen van je browser. Je raakt dan je voorkeuren kwijt en wordt uitgelogd; je dossiers blijven gewoon bestaan.

## De website

Op ombracare.com meten we niets: geen analytics, geen advertentietrackers en geen opnames van je bezoek. De lettertypen en illustraties komen van de website zelf. Zoals bij elke website ontvangt de server je IP-adres om je de pagina te sturen. Verstuur je een formulier, dan houdt hij daarnaast een onherkenbare vingerafdruk van dat adres, en bij een inschrijving van je e-mailadres, hooguit een dag in zijn geheugen bij, om misbruik te beperken. Verder gebruiken we het nergens voor. De productvoorbeelden bevatten alleen fictieve gegevens.

Met het updateformulier vraag je om af en toe een e-mail over ombra en de lancering. Het formulier stuurt ook de taal van de pagina mee. Brevo (Sendinblue SAS) verstuurt die updates, vanuit de Europese Unie (Frankrijk, Duitsland en België). We bewaren je e-mailadres en je toestemming tot je je uitschrijft. Uitschrijven kan via elke update of via [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com).

Met het ideeënformulier stuur je ons je idee, je voor- en achternaam en, als je ze invult, je praktijk of organisatie en je e-mailadres om je te antwoorden. Het formulier stuurt ook de taal van de pagina mee. Brevo (Sendinblue SAS) ontvangt ze voor ons, vanuit de Europese Unie (Frankrijk, Duitsland en België). We gebruiken ze alleen om je idee te lezen en te beantwoorden. Wil je dat we ze verwijderen? Mail [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com).

Een inschrijving voor updates staat los van je account en van elke aanmelding bij een praktijk. Mail je ons, dan gebruiken we je bericht en je e-mailadres om je te antwoorden. Zet er geen gegevens van cliënten in.

## Je rechten

Over je eigen gegevens heb je deze rechten:

- **Inzage**: weten welke gegevens we van je hebben, en een kopie krijgen.
- **Verbetering**: onjuiste gegevens laten aanpassen of aanvullen.
- **Verwijdering**: je gegevens laten wissen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
- **Beperking**: het gebruik van je gegevens tijdelijk laten stoppen.
- **Bezwaar**: tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang.
- **Overdraagbaarheid**: je gegevens meenemen in een gangbaar formaat.
- **Toestemming intrekken**: bijvoorbeeld door je uit te schrijven voor updates.

Veel doe je zelf in ombra: je gegevens aanpassen, alles exporteren en je account sluiten. Voor de rest mail je [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com). We antwoorden binnen een maand, zoals de AVG vraagt, en het is gratis. Is je vraag ingewikkeld, dan laten we je binnen die maand weten hoeveel tijd we nog nodig hebben. We vragen alleen wie je bent als dat nodig is, zodat niemand anders je gegevens krijgt. Stuur ons niet uit jezelf een kopie van je identiteitskaart.

Gaat je vraag over een dossier, een aanmelding of een afspraak bij een psycholoog of therapeut? Stel ze dan aan die hulpverlener: die beslist erover, en wij helpen.

Ben je niet tevreden? Laat het ons eerst weten. Je kunt ook meteen een klacht indienen bij de [Autoriteit Persoonsgegevens](https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl), de toezichthouder in Nederland, waar ombra gevestigd is, of bij de [Gegevensbeschermingsautoriteit](https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) in België. Je kunt ook naar de rechter stappen.

## Als er iets misgaat

Raken gegevens toch in verkeerde handen, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt. Brengt het een hoog risico voor je mee, dan laten we het jou meteen weten.

Gaat het om de gegevens van je cliënten, dan hoor je het van ons zonder onnodige vertraging, zodat jij kunt beslissen wat er moet gebeuren. Zo staat het in de [verwerkersovereenkomst](https://ombracare.com/nl/dpa/#breaches).

## Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan zie je dat aan de datum bovenaan. Gaat het om iets wezenlijks, dan mailen we je vooraf. Eerdere versies sturen we je op verzoek, en wat er veranderde lees je bij [Versies](https://ombracare.com/nl/juridisch/#versions). Deze verklaring lezen is geen toestemming voor iets nieuws.

## Contact

Een vraag over je gegevens? Mail ons. ombra heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld: je vraag komt rechtstreeks bij wie over privacy beslist.

- [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com): Privacy en je gegevens

## Lees ook

- [Verwerkersovereenkomst](https://ombracare.com/nl/dpa/): Hoe ombra de gegevens van je cliënten verwerkt: alleen in jouw opdracht.
- [Beveiliging](https://ombracare.com/nl/security/): Hoe we je dossiers beschermen, en hoe je een kwetsbaarheid meldt.
- [Voor cliënten](https://ombracare.com/nl/voor-clienten/): Je psycholoog of therapeut werkt met ombra. Wat dat betekent voor je gegevens.

## Hoor als eerste wanneer je kunt beginnen.

Ontvang updates over Ombra en de datum van onze lancering.

[Volg onze lancering](https://ombracare.com/nl/#wachtlijst)