# Texte de confidentialité pour votre cabinet

> Un texte de confidentialité à reprendre : dites à vos clients et demandeurs que vous travaillez avec ombra, ce que vous conservez et quels sont leurs droits.
>
> Page canonique : https://ombracare.com/fr/texte-confidentialite/

## Dites-le à vos clients.

Vous travaillez avec ombra ? Dites-le à vos clients. Ce texte vous aide à démarrer.

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026

## Pourquoi vous le dites

Vous êtes responsable des données de vos clients et demandeurs. C’est donc à vous de leur dire qui vous êtes, ce que vous faites de leurs données et quels droits ils ont. Le RGPD l’exige (articles 13 et 14), et votre code de déontologie demande la même chose.

Reprenez le texte ci-dessous dans votre propre déclaration de confidentialité, et complétez les passages entre crochets. Pour [Belgique] et [Pays-Bas], choisissez ce qui s’applique à votre cabinet et supprimez le reste. C’est un point de départ, pas un avis juridique : adaptez le texte à votre cabinet.

Indiquez pour chaque finalité quelle base juridique vous utilisez et pourquoi vous pouvez traiter des données concernant la santé ; faites-le vérifier si nécessaire. Dites quelles données sont obligatoires et pourquoi, lesquelles ne le sont pas, et ce qui se passe si quelqu’un ne fournit pas des données obligatoires. Si vous recevez des données d’autres personnes, dites lesquelles et de qui. Si vous avez un délégué à la protection des données, mentionnez-le.

## Le texte

> ### Vie privée chez [nom de votre cabinet]
>
> [Votre nom], [psychologue, psychologue clinicien·ne, psychothérapeute ou thérapeute], [adresse de votre cabinet], [adresse e-mail], est responsable des données que vous partagez avec nous. [Vous avez un délégué à la protection des données ? Mentionnez-le ici, avec ses coordonnées.]
>
> ### À quelles fins
>
> Nous utilisons vos données pour donner suite à votre demande, convenir de rendez-vous avec vous et, si vous entamez un suivi chez nous, tenir votre dossier patient comme la loi l’exige. Nous ne les utilisons à aucune autre fin.
>
> ### Quelles données
>
> Ce que vous nous donnez vous-même : votre nom, vos coordonnées et votre question. Si vous entamez un suivi chez nous, aussi ce qui est nécessaire pour votre dossier, comme votre [numéro de registre national ou BSN], votre médecin généraliste si vous le souhaitez, et les comptes rendus de nos entretiens. [Recevons-nous des données par quelqu’un d’autre, comme votre médecin généraliste ou la personne qui vous a adressé à nous ? Indiquez ici de qui, et lesquelles.]
>
> ### Ce que vous devez fournir
>
> Nous avons besoin de votre nom et de vos coordonnées pour donner suite à votre demande : sans eux, nous ne pouvons pas vous aider. [La loi, votre mutualité ou votre assureur santé demande-t-il davantage, comme votre numéro de registre national ou votre BSN ? Indiquez ici quoi, et ce qui se passe si vous ne le fournissez pas.] Tout le reste, vous ne le donnez que si vous le souhaitez.
>
> ### Pourquoi c’est permis
>
> Nous traitons vos données pour pouvoir vous prodiguer des soins, et parce que la loi nous oblige à tenir un dossier. Ce que vous nous confiez est couvert par notre secret professionnel.
>
> ### Avec qui
>
> Nous travaillons avec ombra, un dossier informatisé sécurisé. ombra conserve vos données pour notre compte dans des centres de données situés dans l’Union européenne, et ne les utilise à aucune autre fin. Pour cela, ombra travaille avec Microsoft. Pour certaines opérations d’assistance et de sécurité, Microsoft peut travailler depuis l’extérieur de l’Union européenne ; les garanties exigées par le RGPD s’appliquent alors, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties. [Partagez-vous des données avec d’autres, comme un médecin généraliste, une mutualité ou un assureur santé ? Mentionnez-les ici, et quand.] Pour le reste, nous ne partageons vos données avec personne, sauf si la loi nous y oblige.
>
> ### Combien de temps
>
> Si vous entamez un suivi chez nous, nous conservons votre dossier [Belgique : au moins 30 ans et au plus 50 ans après notre dernier contact, comme l’exige la loi qualité] [Pays-Bas : 20 ans après la dernière modification, ou plus longtemps si c’est nécessaire pour de bons soins, comme l’exige la WGBO (loi néerlandaise relative au contrat de traitement médical)]. Si vous n’entamez pas de suivi chez nous, nous supprimons votre demande [le délai de conservation que votre cabinet applique] après notre dernier contact.
>
> ### Vos droits
>
> Vous pouvez consulter votre dossier et en obtenir une copie. [Belgique : vous y avez accès le plus rapidement possible, au plus tard dans les 15 jours suivant la réception de votre demande, et la première copie est gratuite.] [Pays-Bas : vous recevez une réponse le plus rapidement possible, au plus tard dans un délai d’un mois.] Vous pouvez demander qui a consulté votre dossier, faire corriger ou compléter des données et, dans certains cas, les faire effacer ou en faire limiter l’utilisation. Les données que vous nous avez fournies vous-même et que nous conservons sous forme numérique, vous pouvez les emporter dans un format courant ; si c’est techniquement possible, nous les envoyons directement à un autre prestataire de soins. [Pays-Bas : vous pouvez aussi nous demander de détruire votre dossier.] Envoyez votre demande à [adresse e-mail].
>
> ### Questions ou plaintes
>
> Dites-nous si quelque chose ne vous satisfait pas. [Belgique : vous pouvez aussi vous adresser à l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) et, pour vos droits en tant que patient, au Service de médiation fédéral « Droits du patient ».] [Pays-Bas : vous pouvez aussi vous adresser à l’Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl), l’autorité néerlandaise de protection des données, et, pour une plainte concernant vos soins, à notre responsable des plaintes (klachtenfunctionaris), [nom ou organisation].]

Vous souhaitez en dire plus à vos clients sur ombra lui-même ? Renvoyez-les vers [ombracare.com/fr/pour-les-clients](https://ombracare.com/fr/pour-les-clients/).

## Pour les groupes

Dans un groupe, chacun entend ce que racontent les autres. Rappelez-le à vos participants, par exemple avec cette phrase dans votre formulaire d’inscription :

> Ce qui est partagé dans le groupe reste dans le groupe. Nous vous le demandons à vous aussi.

## Consentement pour un dossier informatisé

Si votre code de déontologie exige le consentement de votre client avant que vous ne conserviez ses données sous forme électronique, comme le code de déontologie belge des psychologues, vous pouvez le demander dans votre formulaire de demande ou lors de votre premier entretien :

> J’accepte que [nom] conserve mes données dans un dossier informatisé sécurisé.

Votre obligation légale de tenir et de conserver un dossier continue de s’appliquer en parallèle.

## Où placer le texte

- Sur la page vie privée de votre propre site, avec un lien à côté de votre page de réservation et de vos formulaires.
- Dans le texte de confidentialité de votre formulaire de demande dans ombra, dans « Aanmeldingen » sous « Website ». Résumez-le à cet endroit et renvoyez vers votre site.
- Dans le texte de confidentialité du formulaire d’inscription d’un groupe, dans les paramètres de ce formulaire.
- Lors de votre premier entretien, sur papier ou dans votre e-mail.

Ce qu’ombra fait pour vous figure dans le [contrat de sous-traitance](https://ombracare.com/fr/dpa/) (en anglais).

## À lire aussi

- [Pour les clients](https://ombracare.com/fr/pour-les-clients/): Votre psychologue ou thérapeute travaille avec ombra. Ce que cela signifie pour vos données.
- [Data processing agreement](https://ombracare.com/fr/dpa/): How ombra processes your clients’ data: only on your instructions.
- [Terms and conditions](https://ombracare.com/fr/terms/): The agreement between you and ombra when you use ombra for your practice.

## Sachez en premier quand vous pourrez commencer.

Recevez des nouvelles d’Ombra et la date de notre lancement.

[Suivre le lancement](https://ombracare.com/fr/#wachtlijst)