# Déclaration de confidentialité

> Ce qu’ombra fait de vos données : votre compte, vos liaisons, le site, où tout est stocké, combien de temps nous le gardons et quels sont vos droits.
>
> Page canonique : https://ombracare.com/fr/confidentialite/

## Vos données. Avec soin.

Ce qu’ombra fait de vos données. Bref quand c’est possible, complet quand c’est nécessaire.

- Ni traçage ni publicité
- Stockage dans l’UE
- Pas d’entraînement d’IA

Dernière mise à jour : 19 octobre 2026

## En bref

ombra est un dossier patient informatisé (DPI) et un logiciel de cabinet pour psychologues et thérapeutes. Cette déclaration porte sur ce qu’ombra fait lui-même des données : votre compte, vos liaisons, le site ombracare.com et vos messages. Ce que vous consignez sur vos clients, ombra le traite uniquement pour votre compte. Cela figure dans le [contrat de sous-traitance](https://ombracare.com/fr/dpa/) (en anglais).

- Nous ne vendons pas de données et n’affichons pas de publicité.
- Aucune mesure d’audience et aucun cookie de traçage, ni sur le site ni dans l’application.
- Vos données sont stockées dans des centres de données Microsoft Azure en Irlande, avec une copie des sauvegardes de la base de données aux Pays-Bas.
- Nous n’envoyons ni vos données ni celles de vos clients à des services d’IA, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’IA.
- Chaque fois que quelqu’un ouvre ou modifie un dossier, ombra le consigne.
- Vous exportez tout quand vous le souhaitez, gratuitement.

## Qui nous sommes

ombra est établi à l’adresse Abeliaerf 37, 4125 WH Hoef en Haag, Pays-Bas, inscrit à la Chambre de commerce néerlandaise (Kamer van Koophandel) sous le numéro 88959945, avec le numéro de TVA NL004674188B20. Nous développons le logiciel ombra, sur [app.ombracare.com](https://app.ombracare.com), et le site ombracare.com. Pour les données de cette déclaration, nous sommes le responsable du traitement : nous décidons à quelles fins et comment nous les utilisons.

Pour les données de vos clients, demandeurs et participants aux groupes, c’est vous, en tant que psychologue ou thérapeute, qui êtes responsable du traitement, et ombra est sous-traitant. Vous êtes client d’un psychologue ou d’un thérapeute qui travaille avec ombra ? Lisez alors [Pour les clients](https://ombracare.com/fr/pour-les-clients/).

Vous nous joignez à [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com) pour la vie privée et à [support@ombracare.com](mailto:support@ombracare.com) pour tout le reste.

## Quelles données, à quelles fins et pour combien de temps

Nous ne demandons que ce dont ombra a besoin. Votre adresse e-mail est obligatoire pour un compte et, lors de votre première utilisation, nous vous demandons le nom par lequel nous nous adressons à vous. Les autres données de profil et de cabinet, vous les renseignez si vous le souhaitez.

| Quoi | Quelles données | Base juridique | Combien de temps |
| --- | --- | --- | --- |
| Votre compte | Nom, adresse e-mail et votre mode de connexion : un mot de passe, une clé d’accès, Google, Microsoft ou un code par e-mail. Votre mot de passe uniquement sous forme de hash illisible ; pour une clé d’accès, sa clé publique, le nom de l’appareil et quand vous l’avez créée et utilisée. Votre application d’authentification et vos codes de récupération si vous les configurez. | Contrat | Tant que votre compte existe. Après sa fermeture, encore 30 jours, puis supprimées. |
| Votre cabinet | Ce que vous renseignez vous-même, comme votre titre, le nom et l’adresse de votre cabinet, votre téléphone, votre site web, vos numéros d’agrément et de visa, votre numéro de TVA, votre IBAN et votre adresse e-mail pour les factures. | Contrat | Tant que votre compte existe. Après sa fermeture, encore 30 jours, puis supprimées. |
| Vos sessions de connexion | Adresse IP, navigateur et moment de chaque connexion. Vous les voyez vous-même dans vos paramètres. | Contrat et intérêt légitime | Une session de connexion expire après 30 minutes sans activité, et au plus tard après 12 heures. Nous conservons l’historique jusqu’à la suppression de votre compte. |
| Codes de connexion par e-mail | Votre adresse e-mail et le code, conservé uniquement sous forme de hash illisible. | Contrat | Un code est valable 10 minutes. |
| Freiner les abus | L’adresse IP lors d’une tentative de connexion. Votre adresse e-mail uniquement sous forme d’empreinte non identifiable. | Intérêt légitime | Jusqu’à l’expiration de la limite. |
| Journal de sécurité | Quelle action, par quel compte, à quel moment. Uniquement des identifiants : jamais de noms, de notes ni d’autre contenu. | Intérêt légitime | 365 jours, même après la suppression de votre compte. |
| Pare-feu | Adresse IP et moment des requêtes, et quelle règle du pare-feu les a bloquées ou enregistrées. Pas ce que vous avez saisi. | Intérêt légitime | 365 jours. |
| Vos messages à ombra | Ce que vous nous écrivez par e-mail, avec votre adresse e-mail. | Contrat ou intérêt légitime | Le temps nécessaire pour traiter votre demande. S’il s’agit d’un accord ou d’un litige, jusqu’à ce qu’il soit clos. |
| Nouvelles d’ombra | Votre adresse e-mail, votre consentement et la date à laquelle vous l’avez donné. | Consentement | Jusqu’à votre désinscription. |
| Vos idées | Votre idée, vos prénom et nom et, si vous les renseignez, votre cabinet ou organisation et votre adresse e-mail pour vous répondre. | Intérêt légitime | Aussi longtemps que nous utilisons votre idée pour améliorer ombra. |
| Factures | Pour un abonnement payant : votre nom, votre cabinet, votre adresse, votre numéro de TVA et les montants. | Contrat et obligation légale | 7 ans, comme l’exigent les règles comptables. |
| Sauvegardes | Sauvegardes de la base de données et versions antérieures ou supprimées de documents, avec votre compte et votre espace de travail. | Contrat et intérêt légitime | 35 jours. Les versions antérieures de documents restent ensuite récupérables pendant 35 jours. |

Le **contrat** signifie que nous avons besoin des données pour faire fonctionner ombra pour vous (article 6.1.b du RGPD). L’**intérêt légitime** est ici toujours le même : sécuriser ombra, votre compte et les dossiers de vos clients, et répondre à vos questions (article 6.1.f). Vous pouvez vous y opposer. Vous retirez votre **consentement** quand vous le souhaitez (article 6.1.a). L’**obligation légale** est l’obligation de conservation comptable (article 6.1.c).

Si nous devons traiter un litige ou si la loi exige des données, nous ne conservons ou ne communiquons que ce qui est nécessaire à cette fin. Nous ne prenons aucune décision à votre sujet fondée uniquement sur un traitement automatisé, et nous ne créons pas de profils.

## Lier votre agenda et vos e-mails

Vous connecter avec Google ou Microsoft ne donne pas à ombra accès à votre agenda ni à vos e-mails. Ceux-ci, vous les liez séparément, si vous le souhaitez. Google ou Microsoft vous demande alors d’abord votre consentement, et vous voyez exactement ce que vous autorisez.

- **Agenda.** ombra lit les agendas que vous choisissez et affiche les rendez-vous dans votre agenda ombra : titre, lieu, heure et participants. Ils peuvent aussi contenir des données sur d’autres personnes. ombra n’écrit rien dans votre agenda.
- **E-mail.** Avec l’accès aux e-mails, ombra lit votre boîte de réception et vos e-mails envoyés, pour afficher les messages de et vers vos clients. Il envoie les e-mails que vous rédigez, ainsi que des messages automatiques aux demandeurs et aux inscrits, comme un accusé de réception. Ceux-ci sont activés par défaut ; vous les désactivez formulaire par formulaire.
- **Ce que nous conservons.** ombra récupère le contenu de vos e-mails en direct, chaque fois, et ne le conserve pas. Nous conservons en revanche quels messages ont été lus, ont reçu une réponse ou ont été traités, vos brouillons, les rendez-vous importés et, pour chaque e-mail que vous envoyez via ombra, une empreinte et son statut. Nous conservons vos brouillons et les clés de votre liaison sous forme chiffrée.
- **Ce que vous voyez.** Par défaut, ombra n’affiche que les e-mails de et vers vos clients. Ce filtre limite ce que vous voyez, pas l’accès que votre compte Google ou Microsoft accorde.

Nous utilisons ce que nous recevons via une liaison uniquement pour faire fonctionner ombra pour vous. Pas pour la publicité, pas pour le vendre et pas pour entraîner des modèles d’IA. Personne chez ombra ne lit vos e-mails, sauf si vous nous le demandez, si c’est nécessaire pour la sécurité ou si la loi l’exige. L’utilisation et le transfert des informations qu’ombra reçoit des API Google respectent la [Google API Services User Data Policy](https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), y compris les exigences d’usage limité (Limited Use).

Vous supprimez une liaison dans vos paramètres d’ombra. La liaison, les clés, les rendez-vous importés et vos brouillons disparaissent alors. Retirez aussi l’accès chez Google ou Microsoft si vous le souhaitez. Ce que vous avez ajouté à un dossier reste dans ce dossier.

## Les données de vos clients

Ce que vous consignez sur vos clients, demandeurs et participants aux groupes, ombra le traite pour votre compte. Vous êtes responsable du traitement, ombra est sous-traitant (article 28 du RGPD). Les engagements figurent dans le [contrat de sous-traitance](https://ombracare.com/fr/dpa/), qui fait partie des [conditions](https://ombracare.com/fr/terms/) (tous deux en anglais).

Il s’agit de l’identité et des coordonnées, y compris le numéro de registre national ou le BSN (numéro d’identification néerlandais) ; de la personne qui a adressé le client, du médecin généraliste et de la personne de contact ; du motif de consultation et des objectifs ; des séances, des notes avec toutes leurs versions, des exercices et des documents ; des groupes et des présences ; des demandes et des réponses aux formulaires. Des mineurs peuvent aussi être clients.

- Nous utilisons ces données uniquement pour faire fonctionner ombra pour votre cabinet.
- Nous ne les vendons pas, n’envoyons pas de publicité à vos clients et n’entraînons pas d’IA avec ces données.
- Le numéro de registre national ou le BSN sert uniquement à reconnaître votre client dans votre dossier. ombra ne l’utilise à aucune autre fin.
- ombra n’écrit jamais à vos clients en son propre nom. Les messages aux demandeurs et aux inscrits partent de votre boîte e-mail liée.

C’est vous qui déterminez sur quelle base vous traitez ces données, y compris l’exception qui autorise le traitement de données concernant la santé (article 9 du RGPD). Une place sur une liste de réserve ou une règle de réservation vous aide à planifier ; les décisions d’admission et de soins, c’est vous qui les prenez.

Si un client nous écrit au sujet de son propre dossier, nous transmettons sa demande au psychologue ou au thérapeute et nous en informons le client.

## Qui d’autre voit vos données

Nous ne vendons pas de données et ne les partageons pas à des fins publicitaires. Ces services traitent des données pour nous, chacun uniquement pour sa propre tâche :

- **Microsoft Azure** : hébergement d’ombra.
- **Microsoft (Azure Communication Services)** : codes de connexion par e-mail, depuis account@notify.ombracare.com. Sans mesure des ouvertures ni des clics.
- **Microsoft 365 (Exchange Online)** : nos boîtes e-mail : support@, privacy@, security@ et hello@ombracare.com.
- **Cloudflare** : les noms de domaine (DNS) d’ombracare.com. Ne voit aucun contenu.
- **Brevo (Sendinblue SAS)** : l’envoi des nouvelles d’ombra et la réception de vos idées.

Quels services traitent les données de vos clients, où et à quelles fins : vous le lisez dans [Sous-traitants ultérieurs](https://ombracare.com/fr/subprocessors/) (en anglais).

Une autorité publique ou un juge n’obtient des données qu’avec une injonction valable qui nous y oblige. S’il s’agit des dossiers de vos clients, nous vous transmettons la demande, sauf si la loi l’interdit. Si ombra passe un jour à une autre entreprise, vos données ne suivent que dans les mêmes conditions, et vous en êtes informé à l’avance.

## Où vos données sont stockées

Vos données sont stockées dans des centres de données Microsoft Azure en Irlande (Microsoft Azure North Europe), répartis sur plusieurs bâtiments. Une copie des sauvegardes de la base de données se trouve aux Pays-Bas (Microsoft Azure West Europe). Les codes de connexion passent par Azure Communication Services, avec un stockage en Europe. Votre connexion à ombra arrive au nœud le plus proche du réseau de Microsoft ; depuis la Belgique et les Pays-Bas, il se trouve en Europe.

Microsoft fait partie d’un groupe américain. Il conserve les données de ses clients européens dans l’UE (l’EU Data Boundary), avec des exceptions, par exemple pour certaines opérations d’assistance et de sécurité. Si des données quittent malgré tout l’UE pour cette raison, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis s’appliquent. Si vous liez Google ou Microsoft, leurs propres règles et implantations s’appliquent aussi. Vous obtenez une copie des garanties sur demande. Pour en savoir plus sur les demandes des autorités, lisez [Sécurité](https://ombracare.com/fr/security/#jurisdiction) (en anglais).

## Sécurité

Tout transite chiffré sur Internet et est stocké chiffré. Les documents, les brouillons d’e-mails, les notes des séances de groupe et les clés de vos liaisons, ombra les chiffre en plus lui-même. La base de données n’est pas accessible depuis Internet, chaque espace de travail est isolé des autres, et chaque dossier ouvert ou modifié est consigné dans un journal. Tout à ce sujet se trouve dans [Sécurité](https://ombracare.com/fr/security/) (en anglais).

## Cookies et stockage dans votre navigateur

Le site ombracare.com ne place aucun cookie. Si vous y choisissez vous-même une langue, votre navigateur retient ce choix pendant six mois. Rien ne nous est envoyé. Dans l’application, nous utilisons des cookies et le stockage de votre navigateur pour que vous restiez connecté et en sécurité, et pour retenir vos paramètres. Aucun traçage et aucune publicité. Vous voyez ci-dessous à quelles fins et pour combien de temps.

| Dans l’application | Finalité | Combien de temps |
| --- | --- | --- |
| Session de connexion | Vous garde connecté. Si vous vous connectez avec Google, Microsoft ou une clé d’accès, un second cookie sécurise cette étape pendant quelques minutes. | Jusqu’à 30 minutes sans activité, au plus 12 heures |
| Appareil connu | Retient quel compte a utilisé sur cet appareil un code reçu par e-mail, Google, Microsoft ou une clé d’accès. Votre mot de passe suffit alors ici, et votre adresse e-mail est déjà remplie. Niet jij? (Pas vous ?) l’efface. | 90 jours |
| ombra-ui | Votre affichage : taille du texte, densité, couleur d’accent, animations et Folio, pour qu’une page s’affiche d’emblée ainsi. Aucune donnée personnelle. | 1 an |
| ombra-calendar-google, ombra-calendar-microsoft | Sécurise la liaison de votre agenda ou de vos e-mails que vous avez vous-même lancée. | 10 minutes |
| Stockage dans votre navigateur | Vos préférences sur cet appareil, comme la barre latérale, vos filtres d’agenda, votre affichage des clients, la boîte e-mail choisie et votre dernier mode de connexion. Aucune adresse e-mail, aucun code ni contenu de dossier. | Jusqu’à ce que vous effaciez les données du site. Le brouillon d’e-mail ouvert : jusqu’à ce que vous fermiez l’onglet. |

Les formulaires et pages de réservation que les cabinets placent avec ombra sur leur propre site ne placent pas non plus de cookies. Ce site lui-même peut toutefois utiliser des cookies : cela relève du cabinet. Vous effacez les cookies et autres données de site dans les paramètres de votre navigateur. Vous perdez alors vos préférences et êtes déconnecté ; vos dossiers continuent simplement d’exister.

## Le site

Sur ombracare.com, nous ne mesurons rien : pas de mesure d’audience, pas de traceurs publicitaires et pas d’enregistrement de votre visite. Les polices et les illustrations proviennent du site lui-même. Comme pour tout site, le serveur reçoit votre adresse IP pour vous envoyer la page. Lorsque vous envoyez un formulaire, il garde aussi une empreinte non identifiable de cette adresse, et pour une inscription de votre adresse e-mail, dans sa mémoire pendant un jour au plus, afin de limiter les abus. Nous ne l’utilisons à aucune autre fin. Les exemples du produit ne contiennent que des données fictives.

Avec le formulaire d’inscription aux nouvelles, vous demandez à recevoir de temps en temps un e-mail sur ombra et son lancement. Le formulaire transmet aussi la langue de la page. Brevo (Sendinblue SAS) envoie ces nouvelles, depuis l’Union européenne (France, Allemagne et Belgique). Nous conservons votre adresse e-mail et votre consentement jusqu’à votre désinscription. Vous pouvez vous désinscrire depuis chaque envoi ou via [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com).

Avec le formulaire d’idées, vous nous envoyez votre idée, vos prénom et nom et, si vous les renseignez, votre cabinet ou organisation et votre adresse e-mail pour que nous puissions vous répondre. Le formulaire transmet aussi la langue de la page. Brevo (Sendinblue SAS) les reçoit pour nous, depuis l’Union européenne (France, Allemagne et Belgique). Nous les utilisons uniquement pour lire votre idée et y répondre. Vous souhaitez que nous les supprimions ? Écrivez à [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com).

Une inscription aux nouvelles est distincte de votre compte et de toute demande auprès d’un cabinet. Si vous nous écrivez, nous utilisons votre message et votre adresse e-mail pour vous répondre. N’y mettez aucune donnée de client.

## Vos droits

Sur vos propres données, vous avez ces droits :

- **Accès** : savoir quelles données nous avons sur vous, et en obtenir une copie.
- **Rectification** : faire corriger ou compléter des données inexactes.
- **Effacement** : faire effacer vos données, sauf ce que nous devons conserver légalement.
- **Limitation** : faire suspendre temporairement l’utilisation de vos données.
- **Opposition** : à une utilisation fondée sur notre intérêt légitime.
- **Portabilité** : emporter vos données dans un format courant.
- **Retrait du consentement** : par exemple en vous désinscrivant des nouvelles.

Vous faites beaucoup de choses vous-même dans ombra : modifier vos données, tout exporter et fermer votre compte. Pour le reste, écrivez à [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com). Nous répondons dans un délai d’un mois, comme le demande le RGPD, et c’est gratuit. Si votre demande est complexe, nous vous indiquons dans ce délai d’un mois de combien de temps nous avons encore besoin. Nous ne vous demandons qui vous êtes que si c’est nécessaire, afin que personne d’autre n’obtienne vos données. Ne nous envoyez pas spontanément une copie de votre carte d’identité.

Votre question porte sur un dossier, une demande ou un rendez-vous auprès d’un psychologue ou d’un thérapeute ? Posez-la alors à ce professionnel : c’est lui qui décide, et nous l’aidons.

Vous n’êtes pas satisfait ? Dites-le-nous d’abord. Vous pouvez aussi introduire directement une plainte auprès de l’[Autoriteit Persoonsgegevens](https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl), l’autorité de contrôle aux Pays-Bas, où ombra est établi, ou auprès de l’[Autorité de protection des données](https://www.autoriteprotectiondonnees.be) en Belgique. Vous pouvez aussi vous adresser aux tribunaux.

## Si quelque chose tourne mal

Si des données tombent malgré tout entre de mauvaises mains, nous le notifions dans les 72 heures à l’Autoriteit Persoonsgegevens (l’autorité néerlandaise) lorsque la loi l’exige. Si cela présente un risque élevé pour vous, nous vous en informons immédiatement.

S’il s’agit des données de vos clients, vous l’apprenez de notre part dans les meilleurs délais, afin que vous puissiez décider de ce qui doit être fait. C’est ce que prévoit le [contrat de sous-traitance](https://ombracare.com/fr/dpa/#breaches) (en anglais).

## Modifications

Si nous modifions cette déclaration, vous le voyez à la date en haut de la page. S’il s’agit d’un changement substantiel, nous vous en informons à l’avance par e-mail. Nous vous envoyons les versions antérieures sur demande, et ce qui a changé se lit dans [Versions](https://ombracare.com/fr/juridique/#versions). Lire cette déclaration ne vaut pas consentement à quoi que ce soit de nouveau.

## Contact

Une question sur vos données ? Écrivez-nous. ombra n’a pas désigné de délégué à la protection des données : votre question arrive directement chez la personne qui décide en matière de vie privée.

- [privacy@ombracare.com](mailto:privacy@ombracare.com): Vie privée et vos données

## À lire aussi

- [Data processing agreement](https://ombracare.com/fr/dpa/): How ombra processes your clients’ data: only on your instructions.
- [Security](https://ombracare.com/fr/security/): How we protect your records, and how to report a vulnerability.
- [Pour les clients](https://ombracare.com/fr/pour-les-clients/): Votre psychologue ou thérapeute travaille avec ombra. Ce que cela signifie pour vos données.

## Sachez en premier quand vous pourrez commencer.

Recevez des nouvelles d’Ombra et la date de notre lancement.

[Suivre le lancement](https://ombracare.com/fr/#wachtlijst)